Bordro süreçleri, şirketlerin hem yasal sorumluluklarını yerine getirdiği hem de çalışanlarıyla güven temelli bir iletişim kurduğu kritik bir alan. Ancak hâlâ pek çok kurum bu süreci fiziksel evraklar, ıslak imzalar ve arşiv dosyalarıyla yönetiyor. İşte tam bu noktada, SAP KEP İK uygulaması, insan kaynaklarında dijital dönüşümün öncüsü olarak karşımıza çıkıyor.
Bordrolar, Zarflar, İmzalar… Hepsi Geçmişte Kaldı
Geleneksel bordro süreçlerini düşünelim. Önce bordro hazırlanır, ardından zarflanır, çalışanlara ulaştırılır, imzalanır ve tekrar geri toplanır. Tüm bu adımların sonunda kağıt arşivlerde yerini alır. Ancak bu süreç hem zaman alıcıdır hem de pek çok riski beraberinde getirir: Kayıp evraklar, imzalanmayan bordrolar ve mevzuata uygunluk sorunu...
İKSAP KEP, bu süreci kökten değiştiriyor. Artık bordrolar SAP içinde hazırlanıyor, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile çalışanlara ulaştırılıyor ve tüm işlem elektronik imzayla kayıt altına alınıyor. Üstelik yasal olarak geçerli, zaman damgalı, güvenli ve geriye dönük izlenebilir şekilde.
Neden KEP?
KEP, dijital ortamda gönderilen belgelerin ne zaman gönderildiğini, alındığını ve açıldığını kayıt altına alır. Böylece her gönderi hukuki bir delile dönüşür. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 37. maddesi, işverenin çalışana ücret hesap pusulası vermesini zorunlu kılar. Bu zorunluluk artık sadece fiziksel yollarla değil, KEP altyapısı üzerinden dijital olarak da yerine getirilebiliyor.
Bu sayede:
Her belgeye yasal zaman damgası ekleniyor,
Gönderilen e-postanın içeriğinin değişmediği garanti altına alınıyor,
Belgeler 10 ila 20 yıl boyunca arşivlenebiliyor.
Tek Tuşla Dağıtım, Tam Kapsamlı Kayıt
SAP KEP İK uygulamasıyla birlikte bordro süreçleri yalnızca dijitalleşmiyor; aynı zamanda çok daha güvenli, hızlı ve yönetilebilir hale geliyor. Artık bir bordro gönderimi;
Tek bir ekran üzerinden imzalanıyor,
Çalışanın KEP adresine doğrudan ulaşıyor,
SAP sisteminden takip edilebiliyor ve raporlanabiliyor.
Kağıt evraklara, posta sürecine veya fiziksel arşivlere gerek kalmıyor. Her şey dijitalde, yasal geçerliliği korunarak saklanıyor.
Küresel Eğilim: Dijital Belge Yönetimi Yükselişte
Dünya genelinde şirketler, belge yönetimi süreçlerinde dijital çözümlere yöneliyor. 📊 AIIM’in 2023 raporuna göre şirketlerin %70’inden fazlası artık kağıtsız sistemlere geçiş yaptı. 📈 IDC verilerine göre ise elektronik kayıt sistemlerine güven, fiziksel arşivlere kıyasla %60 oranında daha yüksek.
Türkiye'de de BTK verilerine göre 2022 yılında KEP kullanıcı sayısı 2 milyonu geçti. Bu sayı her yıl artarak ilerliyor.
Uygulamanın Şirketlere Kazandırdıkları
Mevzuata tam uyumluluk
Hukuki süreçlerde delil niteliği taşıyan belgeler
Zaman ve operasyonel maliyetlerde büyük tasarruf
Dijital arşivleme kolaylığı
Kağıt kullanımının azaltılmasıyla çevresel katkı
Sonuç: İK’nın Geleceği KEP ile Yazılıyor
SAP KEP İK uygulaması, yalnızca bir teknoloji değil; şirketlerin insan kaynakları süreçlerini dijital çağın gereklerine göre yeniden şekillendiren bir dönüşüm. Hem şirketin yasal yükümlülüklerini güvence altına alıyor, hem de çalışanlara hızlı, şeffaf ve güvenilir bir iletişim deneyimi sunuyor.
Kağıtların, imza klasörlerinin, arşiv dolaplarının yerine; artık tek tuşla yasal geçerli dijital bir sistem var.
Benzer Bloglar